EFM採用全程透明式加密方法，確保電子檔案一開始被建立時就被加密保護了，被加密後的檔案不管透過任何形式的傳輸管道洩漏出去，都無正常法被開啟。真正達到防範資料外洩。
EFM 電子檔案加密管理系統 是一款基於檔案指紋智慧識別技術和檔案名識別技術相結合的新一代對任意檔案進行即時加解密的軟體，採用更安全非對稱式EIDS加解密機制，提供更安全的公鑰 1024bit，私鑰256bit 演算方式。系統基於用戶端/伺服器（C/S）架構，用戶端必須通過伺服器端驗證成功後才能運行並取得相對應的加解密金鑰，金鑰的維護設置與權限控制均集中於伺服器端管理，針對不同的角色提供不同的身份認證，它能夠不改變使用者原來習慣的工作環境下使用本系統，更可以防止員工洩密以及有心人士竊取。EFM電子檔案加密管理系統 正是為解決這個長期困擾業界的難題而開發的，是一套高擴展性的解決方案。本系統集身份認證、列印控制、程式控制、外發控制、檔案自動加密等多種技術於一身，對單位內部的圖檔、檔案、設計文稿或資訊等敏感電子檔案從創建、分發乃至銷毀的全部過程進行控制和保護，確保這些檔案即便被駭客盜取或內部員工惡意外洩，獲得者也無法打開，切實保障企業的資訊安全。
EFM電子檔案加密管理系統 可以廣泛應用於需要限制檔案訪問範圍的領域：
1. 政府機關和軍方：涉及國家機密的檔案（公文、機密文件、會議紀要、統計資料、軍事情報等）。
2. 金融機構：包含大量敏感資訊和商業秘密的檔案（投資資訊、客戶資訊、上市公司財報等）。
3. 醫療行業：帶有不允許洩漏敏感資訊的檔案（醫案、病例、病人資訊、圖片等）。
4. 諮詢行業：含有商業秘密資訊的檔案（調查報告、諮詢報告、商業計畫、客戶資料等）。
5. 製造行業：需要限制共用物件的企業檔案（設計圖、財務預算、商業計畫、採購成本、合同定單、物流資訊等）。
6. 研發行業：需要保護知識產權的檔案（原代碼、設計圖檔、資料庫等）。
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